La communication interne est un aspect fondamental de toute entreprise. Lorsque ce processus n’est pas réalisé efficacement et que nous ne disposons pas des outils nécessaires, il est normal que les employés se sentent désorientés, ce qui peut avoir un impact négatif sur l’expérience client.
Lorsque les employés n’ont pas accès aux informations et ne disposent pas des bons systèmes pour pouvoir poser des questions au reste de l’équipe, les clients peuvent se désespérer lorsqu’ils voient qu’ils ne peuvent pas résoudre leurs doutes de manière simple et directe. Ainsi, le maintien d’une bonne communication interne nous permet, non seulement, de maintenir des normes de qualité au sein de notre service clientèle, mais aussi de définir et d’atteindre des objectifs communs.
Dans cet article, nous souhaitons vous aider à maintenir une bonne communication interne au sein de votre entreprise et pour cela nous avons préparé une liste d’éléments essentiels au bon fonctionnement de cet aspect, ainsi que quelques conseils sur la manière de mettre en œuvre ces éléments correctement.
3 éléments essentiels de la communication interne d’entreprise
Accès à l’information pour tous les employés
Pour que tout fonctionne correctement et que les objectifs fixés soient atteints, il est important que les employés de l’entreprise aient le sentiment d’appartenir à l’entreprise et sachent exactement ce que l’on attend d’eux au sein de l’organisation.
Toutefois, pour ce faire, ils doivent pouvoir accéder à toutes les informations actualisées depuis n’importe quel endroit et sur n’importe quel appareil. Sinon, en plus de manquer des données qui peuvent être importantes pour un bon service à la clientèle, les employés peuvent perdre du temps pour des tâches qui demandent plus de concentration et devenir moins efficaces.
En ce sens, un CRM est un outil très approprié pour garder les informations internes et externes centralisées et accessibles à tous sur une plateforme unique. De plus, ce système, intégré à la solution de communication que nous utilisons dans notre entreprise, peut nous apporter de nombreuses fonctionnalités et avantages, comme, par exemple, la possibilité de modifier et d’enregistrer en temps réel les changements que nous apportons au dossier du client.
Créer un environnement de collaboration
Comme nous l’avons dit précédemment, pour favoriser une bonne communication interne dans notre entreprise, il est important que les travailleurs sentent qu’ils font partie de l’organisation et qu’ils sont pris en compte. Cependant, cela peut parfois être compliqué en raison de la culture du télétravail que de nombreuses entreprises ont mise en place, qui permet aux travailleurs de travailler de n’importe où.
En ce sens, la création d’un environnement collaboratif qui leur permet de se parler comme s’ils étaient réunis dans le même environnement, même à distance, est fondamentale. Trouver des systèmes qui leur permettent de se parler par la voix, le chat et la vidéo (idéalement à partir d’une seule plateforme) peut faciliter la communication interne dans notre entreprise.
Un message clair
Les outils que nous utilisons dans notre communication interne ne sont pas la seule chose que nous devons prendre en considération. Les messages qui sont transmis du sommet de l’organisation aux employés doivent être aussi clairs et compréhensibles que possible pour qu’ils les comprennent et soient en mesure de les transmettre.
Comment mettre en œuvre ces éléments de communication interne dans votre entreprise ?
Pour que ces éléments soient inclus dans la stratégie de communication interne, il est essentiel de concevoir un plan contenant les aspects suivants :
Analyse de la situation
La première étape consiste à prendre en compte le point de départ de notre entreprise, c’est-à-dire où elle en est en termes de communication interne. En ce sens, il est important d’analyser les outils dont nous disposons déjà et le type d’interaction que nous voulons obtenir.
À ce stade, il peut être utile de réaliser un audit ou une série d’enquêtes dans lesquelles les employés donnent leur avis sur les problèmes ou les points forts des interactions actuelles.
Objectifs de l’organisation
Une fois que nous connaissons l’état de la communication interne dans notre entreprise, il est important d’établir nos objectifs à court, moyen et long terme dans ce domaine. Ce n’est que de cette manière que nous pourrons jeter les bases de toute stratégie de travail.
Définition de la stratégie
Une fois que nous avons nos objectifs et, bien sûr, que nous les avons communiqués à tous les employés, il est important de tracer la voie à suivre pour les atteindre.
À ce stade, il est essentiel de déterminer comment la communication interne sera développée et avec quels outils, et de s’assurer que tous les employés savent ce que l’on attend d’eux, à qui ils doivent rendre des comptes et qui ils doivent contacter en cas de problème pendant leur journée de travail.
Mise en œuvre d’un plan de communication interne
Une fois que tous les objectifs et les étapes à suivre pour les atteindre ont été définis sur papier, il est temps de mettre en œuvre le plan de communication interne, en recherchant les outils qui nous aideront à le faire. Par exemple, trouver un système de téléphonie professionnelle qui nous permet de centraliser la communication interne et externe sur une plateforme unique accessible à tous les employés peut nous aider à optimiser nos processus et à transformer numériquement notre entreprise plus facilement. Si vous souhaitez en savoir plus sur les plateformes de ce type, nous vous invitons à consulter ce lien.
Évaluation et corrections
Une fois notre stratégie de communication interne mise en place, il est nécessaire de procéder à une analyse régulière de tous les résultats afin de vérifier si les objectifs sont réellement atteints et si des ajustements doivent être effectués.
En résumé, la communication interne joue un rôle fondamental au sein d’une entreprise, il est donc important de prendre en compte certains éléments tels que les outils que nous utilisons, l’accès à l’information et le message qui est transmis. En outre, il est important de faire un plan qui nous permette d’élaborer et de définir une stratégie de ce type.
