Après plusieurs mois de travail à distance, les entreprises du monde entier ont enfin entamé le retour des employés au bureau. Au lieu d’un retour rapide et universel au travail en présentiel, il y aura un processus graduel dans lequel les entreprises et les employés décideront eux-mêmes du système qui leur convient le mieux. Si la plupart des travailleurs finiront par revenir au travail en présentiel, ce travail sera probablement complété par des degrés divers de travail à domicile. Cette combinaison de travail en présentiel et hors du bureau est appelée travail hybride.
Les trois phases de la transition vers le travail hybride
Lorsque les entreprises reprennent le travail en présentiel, l’ensemble du processus de travail doit être réinventé et les entreprises devront apprendre à s’adapter à de nouveaux défis. Elle comprendra la mise à l’échelle rapide des capacités des plateformes UCaaS et de collaboration pour permettre l’environnement de travail hybride.
En matière de communications unifiées, les équipes informatiques ne peuvent pas se contenter d’attendre le retour des travailleurs. Ces nouveaux travailleurs hybrides vont mettre au défi l’infrastructure existante, toutes les réunions nécessitant des conférences et une utilisation de la vidéo plus importante qu’avant la pandémie. Les entreprises devront mettre à niveau leurs systèmes de conférence, étendre leur bande passante Internet au bureau et faire évoluer leur infrastructure pour prendre en charge le travail hybride. Mais, si les entreprises savent à quel moment leur structure de travail hybride sera le plus mise à l’épreuve, le qui, le quoi et le comment restent totalement flous : quels problèmes spécifiques vont se poser ? Comment seront-ils résolus ? Qui aidera à les résoudre ?
Planification et redéfinition du processus
Sur le plan technique, les entreprises doivent passer du temps à identifier les failles et les lacunes de leur environnement UC/UCaaS. Par exemple, de nombreuses entreprises sont entrées dans la pandémie avec une plate-forme UC sur site et en sortent maintenant avec une plate-forme UCaaS, basée sur le cloud. Une étape clé de la phase de mise en place pour l’informatique sera de projeter et d’anticiper la quantité de bande passante nécessaire pour prendre en charge l’augmentation prévue des vidéoconférences.
Ensuite, les espaces de bureaux devront mettre à niveau la bande passante car, même si les employés commencent à travailler en mode hybride, l’utilisation globale des conférences Web et des outils numériques va augmenter. Outre les ajustements du réseau, les capacités audio et vidéo des salles de réunion devront être mises à niveau pour faire face à l’augmentation des réunions virtuelles. Il est essentiel que ces préoccupations soient traitées de manière adéquate avant le pic du travail hybride si ces problèmes ne sont pas anticipés, une série de petits problèmes peut facilement submerger l’ensemble du système informatique d’une entreprise.
Retour au bureau et début du travail hybride
La deuxième phase est la mise en œuvre et l’intégration du RTO avec des modèles de travail hybrides. Les employés commenceront une combinaison plus agressive de travail hybride. Certains employés seront à la maison, beaucoup seront au bureau, et d’autres seront dispersés partout dans le monde. Cela augmente considérablement la charge de travail de l’informatique en matière de communications unifiées et renforce l’importance des outils logiciels capables d’identifier rapidement les problèmes de communications unifiées les plus graves.
Le service informatique doit s’assurer que, quel que soit l’endroit où se trouvent les employés, chacun a accès à des expériences de conférence de haute qualité, souvent sur plusieurs plateformes de communications unifiées. Pour ce faire, il sera essentiel de suivre la qualité des conférences et des appels et de surveiller les pics d’échec des appels pour garantir la parité des expériences.
Amélioration continue grâce à la surveillance et à l’analyse
La dernière phase et sans doute la plus importante du déploiement du travail hybride est celle de la surveillance et du suivi. Très peu d’entreprises, voire aucune, ne perfectionneront immédiatement le modèle de transition vers le travail hybride. Le suivi des données sera bénéfique tout au long des trois phases du processus de transition, mais il sera particulièrement essentiel dans la dernière phase, où la majorité des réévaluations et des réexamens auront lieu. Par exemple, un mois après le début du mix hybride, une entreprise peut constater que ses salles de réunion existantes sont à pleine capacité pendant les heures de pointe. Ou peut-être que les estimations initiales de la bande passante étaient erronées compte tenu des taux variables d’utilisation de la vidéo. Le service informatique doit être capable d’identifier ces problèmes et de s’adapter rapidement pour répondre aux besoins des utilisateurs finaux. L’environnement de communications unifiées doit être optimisé tant pour le travail en présentiel que le travail à distance. Pour obtenir ces informations, les entreprises devront toutefois suivre en permanence des données clés telles que les appels échoués, la latence vidéo, les pics de bande passante et d’autres indicateurs de surutilisation.
